วิธีเลือกผู้จัดหาวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับสถานพยาบาล: คู่มือการจัดซื้อแบบ B2B

ผู้จัดหาวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับสถานพยาบาลคือผู้จัดส่งของใช้ครั้งเดียวที่คลินิก โรงพยาบาล หรือสถานดูแลผู้ป่วยใช้หมดทุกวัน เช่น กระดาษปูเตียงตรวจ ผ้าคลุม ผ้ากันเปื้อน แผ่นรองซับ และหน้ากากอนามัย ในปริมาณขายส่งที่สั่งซ้ำเป็นประจำ การเลือกผู้จัดหาจึงไม่ได้ขึ้นอยู่กับสินค้าชิ้นใดชิ้นหนึ่ง แต่ขึ้นอยู่กับระบบงานที่อยู่เบื้องหลังมากกว่า ได้แก่ สินค้าขึ้นทะเบียนอย่างถูกต้องหรือไม่ ตรวจสอบย้อนกลับรายล็อตได้หรือไม่ ผู้จัดหารายเดียวครอบคลุมรายการของท่านได้มากเพียงใด และการจัดส่งตรงเวลาพร้อมบรรจุภัณฑ์ที่พนักงานของท่านใช้ได้จริงหรือไม่ คู่มือนี้พาทีมจัดซื้อและผู้จัดจำหน่ายไปดูห้าข้อตรวจสอบนั้น จากมุมมองของผู้ผลิตที่ตั้งอยู่ในไต้หวัน

วัสดุสิ้นเปลืองสำหรับสถานพยาบาล หรือที่เรียกว่าของใช้ทางการแพทย์แบบใช้แล้วทิ้ง คือสินค้าใช้ครั้งเดียวที่ถูกใช้หมดไปในการดูแลผู้ป่วยตามปกติแล้วทิ้ง หมวดนี้ครอบคลุมของปูในห้องตรวจ (กระดาษปูเตียง ผ้าคลุม) ของป้องกันผู้ป่วย (ผ้ากันเปื้อน แผ่นรองซับ) อุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล (หน้ากาก ถุงมือ) และของพื้นฐานสำหรับการดูแลแผล เช่น ผ้าก๊อซ ในการจัดซื้อของสถาบัน หมวดเดียวกันนี้มักถูกเรียกว่าวัสดุสิ้นเปลืองของโรงพยาบาล

สิ่งที่กำหนดหมวดนี้ในเชิงการค้าคือรอบการสั่งซ้ำ ต่างจากเครื่องมือที่ซื้อครั้งเดียวแล้วใช้ไปหลายปี วัสดุสิ้นเปลืองถูกสั่งเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส ในปริมาณระดับลัง ภายใต้งบประมาณประจำ ด้วยเหตุนี้การเลือกผู้จัดหาจึงสำคัญในหมวดนี้มากกว่าการจัดซื้อหมวดอื่นแทบทุกหมวด เพราะท่านไม่ได้ประเมินการจัดส่งเพียงครั้งเดียว แต่กำลังประเมินความสัมพันธ์ที่จะเกิดซ้ำ

วัสดุสิ้นเปลืองสำหรับสถานพยาบาลในปัจจุบันจำนวนมากทำจากผ้านอนวูฟเวน (ผ้าไม่ทอ) ผู้ผลิตผ้านอนวูฟเวนจึงอยู่ต้นทางของห่วงโซ่อุปทานนี้ หากท่านยังอยู่ในขั้นตัดสินใจว่าจะสต็อกอะไร มากกว่าจะซื้อจากใคร กรุณาเริ่มจากภาพรวมวัสดุนอนวูฟเวนที่จำเป็นสำหรับคลินิกของเรา แล้วค่อยกลับมาที่กรอบการประเมินด้านล่าง

สองคำนี้มักถูกใช้ปนกันทั้งในการค้นหาและในแคตตาล็อก แต่ทั้งสองคำอธิบายโจทย์การจัดซื้อคนละแบบ

มีรายละเอียดหนึ่งที่ควรรู้ เส้นแบ่งนี้เป็นเรื่องกฎระเบียบ ไม่ใช่เรื่องกายภาพ วัสดุสิ้นเปลืองบางรายการ โดยหน้ากากอนามัยทางการแพทย์เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุด ถูกจัดเป็นเครื่องมือแพทย์ความเสี่ยงต่ำในหลายตลาด ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมคำถามเรื่องการขึ้นทะเบียนในหัวข้อถัดไปจึงใช้กับของใช้แบบใช้แล้วทิ้งที่ดู “ธรรมดา” ด้วย

คำว่า “supplier” เป็นคำรวม และการรู้ว่าใครอยู่เบื้องหลังใบเสนอราคาเปลี่ยนวิธีที่ท่านประเมินไปเลย บทบาทเหล่านี้นิยามไว้ชัดที่สุดในกฎระเบียบเครื่องมือแพทย์ของสหภาพยุโรป ผู้ผลิต คือผู้ที่ทำเครื่องมือแพทย์ หรือให้ผู้อื่นออกแบบและผลิตให้ แล้วทำตลาดภายใต้ชื่อหรือเครื่องหมายการค้าของตนเอง ผู้จัดจำหน่าย คือผู้อื่นในห่วงโซ่อุปทานนอกเหนือจากผู้นำเข้า ที่ทำให้เครื่องมือแพทย์นั้นมีจำหน่ายในตลาด ส่วนผู้จัดหาเป็นได้ทั้งสองอย่าง ในตารางด้านล่าง คำว่า “ผู้ผลิต” หมายถึงผู้ที่เดินสายการผลิตของตนเอง

ผู้จัดจำหน่ายด้านการดูแลสุขภาพรายใหญ่ระดับประเทศช่วยแก้โจทย์ความหลากหลายของสินค้าและโลจิสติกส์ ส่วนการซื้อตรงจากผู้ผลิตแก้โจทย์อีกแบบหนึ่ง คือทุกลังตรวจสอบย้อนกลับไปถึงสายการผลิตที่ท่านสอบถามได้ เอกสารมาจากต้นทาง และล็อตถัดไปก็ผลิตจากสายการผลิตเดิม สำหรับผู้จัดจำหน่ายเอง การจัดหาตรงจากผู้ผลิตคือด้านอุปทานของธุรกิจตนเอง กรอบการประเมินด้านล่างใช้ได้เช่นกันเมื่อท่านกำลังคัดเลือกโรงงานเพื่อนำสินค้ามาจำหน่ายต่อ

สำหรับสินค้าแบบใช้แล้วทิ้ง การประเมินที่ใช้ได้จริงไม่ใช่แบบประเมินผู้ขายทั่วไป แต่เป็นห้าข้อตรวจสอบที่เจาะจงกับวิธีที่วัสดุสิ้นเปลืองถูกผลิต ถูกกำกับดูแล และถูกใช้

1. การขึ้นทะเบียนตามกฎระเบียบ

ข้อตรวจสอบแรกคือ สินค้าที่ท่านซื้อขึ้นทะเบียนในประเทศที่ผลิตหรือไม่ และมีเอกสารอะไรบ้าง ในไต้หวัน สินค้าที่จัดเป็นเครื่องมือแพทย์จะขึ้นบัญชีไว้กับ TFDA (Taiwan Food and Drug Administration หน่วยงานกำกับดูแลเครื่องมือแพทย์ของไต้หวัน) ส่วนประเทศผู้ผลิตอื่นก็มีระบบขึ้นบัญชีที่เทียบเท่ากัน อีกครึ่งหนึ่งคือมาตรฐานสินค้าที่ใช้บังคับ ตัวอย่างเช่น หน้ากากอนามัยทางการแพทย์มีมาตรฐานอ้างอิงคือ CNS 14774 (มาตรฐานหน้ากากอนามัยทางการแพทย์ของไต้หวัน) ASTM F2100 และ EN 14683 ซึ่งอธิบายไว้อย่างละเอียดในคู่มือหน้ากากอนามัยทางการแพทย์แบบใช้แล้วทิ้งที่ผลิตในไต้หวันของเรา

มีข้อควรระวังสองข้อ ข้อแรก การขึ้นทะเบียนในประเทศที่ผลิตไม่ใช้แทนการขึ้นทะเบียนในตลาดของท่านเอง การจัดประเภทเครื่องมือแพทย์และข้อกำหนดการขึ้นบัญชีต่างกันไปตามประเทศปลายทาง จึงควรยืนยันว่าตลาดของท่านกำหนดอะไรไว้ก่อนนำเข้า ข้อที่สอง วิธีที่ระบบคุณภาพของโรงงานได้รับการรับรองสำคัญกว่าว่ามีใบรับรองใดบ้าง การผลิตเครื่องมือแพทย์ของ Graminton ดำเนินภายใต้ระบบบริหารคุณภาพที่ได้รับการรับรอง ISO 13485 ดูกรอบการทำงานฉบับเต็มได้ที่หน้ามาตรฐานคุณภาพของเรา

2. การตรวจสอบย้อนกลับระดับล็อตและรุ่นการผลิต

ช่องทางทางการแพทย์ถูกตรวจประเมินอยู่เสมอ และเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับสินค้า คำตอบเริ่มต้นที่เลขล็อต สามสิ่งที่กำหนดความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับของผู้จัดหา ได้แก่ วิธีระบุรหัสล็อตบนลังและบรรจุภัณฑ์ชั้นใน บันทึกการผลิตและการตรวจสอบที่เก็บไว้ในแต่ละล็อต และวิธีสืบย้อนและจัดการข้อร้องเรียนหรือความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ผู้จัดหาที่อธิบายเส้นทางนี้ให้ท่านฟังได้เป็นขั้นเป็นตอนคือผู้ที่มีระบบใช้งานจริง สำหรับผู้จัดจำหน่าย การตรวจสอบย้อนกลับยังเป็นสิ่งที่ปกป้องลูกค้าปลายทางของท่านเอง เมื่อการตรวจประเมินของลูกค้าย้อนกลับมาถึงท่าน

3. การรวมกลุ่มสินค้าไว้กับผู้จัดหารายเดียว

ผู้จัดหาที่เพิ่มขึ้นแต่ละรายทำให้เกิดภาระการสั่งซื้อ ตารางจัดส่งอีกหนึ่งชุด และจุดที่อาจผิดพลาดเพิ่มอีกหนึ่งจุด ผู้จัดหาที่มีสินค้าครอบคลุมรายการที่ท่านใช้มากกว่า ช่วยลดทั้งสามอย่างนี้ คำถามที่ใช้ได้จริงคือ ในบรรดาสินค้าแบบใช้แล้วทิ้งที่สถานประกอบการของท่านสั่งซ้ำทุกเดือน มีกี่รายการที่ผู้จัดหารายเดียวผลิตเองได้ หัวข้อถัดไปแสดงให้เห็นภาพนี้เทียบกับกลุ่มสินค้าจริงของผู้ผลิตรายหนึ่ง

4. ความมั่นคงของอุปทานและระยะเวลาส่งมอบ

วัสดุสิ้นเปลืองที่ส่งไม่ทันกำหนดไม่ใช่ปัญหาเรื่องส่วนลด แต่คือห้องตรวจที่เตรียมรับผู้ป่วยรายต่อไปไม่ได้ กรุณาสอบถามว่าการผลิตเกิดขึ้นที่ไหนจริง ๆ (สายการผลิตของตนเองหรือสินค้าที่ซื้อมาขายต่อ) มีการเก็บสต็อกสำรองสำหรับรายการที่สั่งซ้ำหรือไม่ และสื่อสารระยะเวลาส่งมอบอย่างไรเมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลง คำตอบที่ตรงไปตรงมาสำหรับคำถาม “ระยะเวลาส่งมอบเท่าไร” คือคำตอบรายสินค้าและรายปริมาณในขั้นตอนใบเสนอราคา ตัวเลขจริงของแต่ละรายการบอกอะไรได้มากกว่าคำสัญญาลอย ๆ ว่าจะจัดส่งได้ทันที ผู้ซื้อที่สั่งซ้ำเป็นประจำ เช่น โรงพยาบาลและสถานพยาบาล ควรสอบถามด้วยว่าผู้จัดหารับมือกับความต้องการที่พุ่งสูงอย่างไร เพราะนั่นคือช่วงที่ห่วงโซ่อุปทานถูกทดสอบหนักที่สุด

5. รูปแบบบรรจุภัณฑ์ที่สอดคล้องกับวิธีทำงานของพนักงาน

สินค้าชิ้นเดียวกันในรูปแบบที่ไม่เหมาะสมสร้างของเสียทุกวัน กระดาษปูเตียงตรวจมีทั้งแบบม้วนและแบบตัดสำเร็จเป็นแผ่น ผ้าคลุมพับมาทีละผืน ส่วนผ้ากันเปื้อนบรรจุเป็นตั้งที่หยิบจากกล่องจ่ายได้ง่าย การเลือกที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับวิธีที่ห้องหัตถการและหอผู้ป่วยของท่านหยิบใช้จริง กรุณาตรวจสอบจำนวนชิ้นต่อห่อ จำนวนห่อต่อลัง และบรรจุภัณฑ์ชั้นในเหมาะกับจุดจัดเก็บที่พนักงานหยิบหรือไม่ จำนวนต่อลังยังเป็นตัวกำหนดต้นทุนค่าขนส่งสำหรับผู้ซื้อขายส่ง จึงควรขอข้อมูลการบรรจุระดับลังตั้งแต่ขั้นตอนใบเสนอราคา สถานที่เฉพาะทางก็มีรูปแบบการหยิบใช้ของตนเอง เช่น คลินิกเวชศาสตร์ความงาม ซึ่งอธิบายไว้ในเช็กลิสต์วัสดุสิ้นเปลืองสำหรับคลินิกเวชศาสตร์ความงามของเรา

ต่อไปนี้คือภาพของการรวมกลุ่มสินค้าในทางปฏิบัติ โดยใช้ไลน์ GhealthCare ของ Graminton เอง ซึ่งเป็นวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับสถานพยาบาลจากผ้านอนวูฟเวน ผลิตในไต้หวัน และจำหน่ายเป็นสินค้าสำเร็จรูปในปริมาณขายส่งระดับลัง

สำหรับคลินิก รายการนี้ครอบคลุมการใช้ผ้านอนวูฟเวนประจำวันส่วนใหญ่ได้จากการสั่งซื้อครั้งเดียว สำหรับผู้จัดจำหน่าย นี่คือกลุ่มสินค้าที่สอดคล้องกัน ซึ่งนำมาจำหน่ายได้ภายใต้ความสัมพันธ์ด้านการจัดหาเพียงรายเดียว แทนที่จะเป็นห้าราย

เส้นทางมาตรฐานสำหรับผู้ซื้อขายส่ง: ส่งรายการสินค้าและปริมาณการใช้ต่อเดือนโดยประมาณ → รับตัวอย่างสินค้าและเอกสารประกอบสินค้า → ยืนยันข้อมูลจำเพาะและรูปแบบบรรจุภัณฑ์ → รับใบเสนอราคาพร้อมจำนวนต่อลังและระยะเวลาส่งมอบของแต่ละรายการ → กำหนดตารางคำสั่งซื้อแรก แล้วเข้าสู่รอบการสั่งซ้ำ สินค้าผลิตในไต้หวันและบรรจุในลังมาตรฐาน ผู้ซื้อและผู้จัดจำหน่ายต่างประเทศสามารถสอบถามผ่านแบบฟอร์มติดต่อ พร้อมแจ้งพื้นที่และปริมาณ เพื่อจัดการเรื่องการขนส่ง บริการการจัดหาผลิตภัณฑ์ของเราอธิบายวิธีจัดหาและรวมรายการสำหรับคำสั่งซื้อหลายรายการ

ข้อควรทราบสองข้อ ข้อแรก สั่งซื้อเป็นจำนวนเท่าของลัง เพราะราคาและค่าขนส่งกำหนดตามนั้น และการสั่งไม่เต็มลังมักไม่คุ้มในเชิงการค้าขายส่ง ข้อที่สอง เริ่มจากตัวอย่างสินค้าเสมอแม้จะเป็นของใช้ธรรมดา ผ้ากันเปื้อนหรือกระดาษปูเตียงที่ดูเหมือนกันในเอกสารข้อมูลอาจให้สัมผัสต่างกันเมื่อใช้งานจริง และการให้พนักงานของท่านทดลองก่อนตัดสินใจสั่งจำนวนมากคือการควบคุมคุณภาพที่ประหยัดที่สุดเท่าที่จะทำได้

วัสดุสิ้นเปลืองสำหรับสถานพยาบาลเหมือนกับของใช้ทางการแพทย์แบบใช้แล้วทิ้งหรือไม่

เหมือนกัน ในทางปฏิบัติคำเหล่านี้ใช้แทนกันได้ คำว่า “medical consumables” พบมากกว่าในการจัดซื้อของสถาบันและการจัดซื้อระหว่างประเทศ ส่วน “disposable medical supplies” หรือ “medical disposables” พบมากในตลาดสหรัฐอเมริกา และ “hospital consumables” ใช้เมื่อพูดถึงปริมาณระดับสถาบันโดยเฉพาะ ทุกคำหมายถึงสินค้าใช้ครั้งเดียวที่ถูกใช้หมดไปในการดูแลผู้ป่วยตามปกติ ซึ่งต่างจากเครื่องมือแพทย์ชนิดคงทน

ของใช้แบบใช้แล้วทิ้งสำหรับงานทันตกรรมต้องมีการรับรองอะไรบ้าง

ขึ้นอยู่กับว่าสินค้าแต่ละรายการถูกจัดประเภทอย่างไรในตลาดของท่าน ของใช้แบบใช้แล้วทิ้งสำหรับงานทันตกรรมจำนวนมาก เช่น ผ้ากันเปื้อน ผ้าคลุมถาดเครื่องมือ และผ้าคลุมที่พักศีรษะ เป็นสินค้าความเสี่ยงต่ำ ส่วนรายการที่ถูกจัดเป็นเครื่องมือแพทย์ในตลาดของท่านจะมีข้อกำหนดการขึ้นทะเบียนที่ต่างกันไปในแต่ละประเทศ แทนที่จะมองหาใบรับรองสากลใบเดียว สามสิ่งต่อไปนี้บอกอะไรได้มากกว่า คือ สินค้านั้นถูกจัดประเภทอย่างไรในประเทศที่ผลิต โรงงานดำเนินงานภายใต้ระบบคุณภาพใด และมีเอกสารผลการทดสอบอะไรบ้างสำหรับสินค้ารายการนั้น เช่น ข้อมูลจำเพาะด้านการซึมซับและชั้นกั้นของเหลวของผ้าคลุมทันตกรรม

ซื้อจากผู้ผลิตหรือจากผู้จัดจำหน่ายดีกว่ากัน

ขึ้นอยู่กับว่าท่านต้องการอะไรเป็นหลัก ผู้จัดจำหน่ายมีสินค้าหลากหลาย คือสั่งครั้งเดียวได้หลายร้อยแบรนด์ และมีคลังสินค้าในประเทศ ส่วนการซื้อตรงจากผู้ผลิตให้การตรวจสอบย้อนกลับถึงต้นทาง เอกสารจากโรงงาน และความสม่ำเสมอระหว่างล็อตจากสายการผลิตเดียวกัน ซึ่งสำคัญที่สุดกับรายการที่ท่านสั่งซ้ำอย่างต่อเนื่อง สถานประกอบการจำนวนมากใช้ทั้งสองทาง คือใช้ผู้จัดจำหน่ายสำหรับรายการปลีกย่อย และติดต่อตรงสำหรับวัสดุสิ้นเปลืองที่สั่งซ้ำในปริมาณมาก

จำนวนสั่งซื้อขั้นต่ำและตัวอย่างสินค้าเป็นอย่างไร

วัสดุสิ้นเปลืองสำหรับสถานพยาบาลจำหน่ายเป็นลัง โดยแจ้งจำนวนขั้นต่ำของแต่ละรายการในขั้นตอนสอบถาม ไม่มีตัวเลข MOQ สากล เพราะขึ้นอยู่กับสินค้าและรูปแบบบรรจุ ตัวอย่างสินค้ามาก่อนเสมอในความสัมพันธ์การค้าส่งที่จริงจังทุกราย กรุณาขอตัวอย่างพร้อมคำถามเรื่องข้อมูลจำเพาะ ทดลองใช้ในสถานประกอบการของท่าน แล้วจึงยืนยันปริมาณ

การรวมการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองไว้กับผู้จัดหารายเดียวมีข้อดีอย่างไร

ใบสั่งซื้อน้อยลง ตารางจัดส่งน้อยลง การตรวจสอบเอกสารของผู้จัดหาน้อยลง และมีความสัมพันธ์เดียวให้พัฒนาแทนที่จะต้องดูแลถึงห้าราย การรวมการจัดซื้อยังช่วยให้ท่านได้เปรียบเรื่องค่าขนส่ง เพราะลังที่เต็มกว่าและการจัดส่งรวมกันมีต้นทุนต่อหน่วยต่ำกว่า เงื่อนไขสำคัญคือความหลากหลายของสินค้า การรวมการจัดซื้อได้ผลก็ต่อเมื่อผู้จัดหารายเดียวครอบคลุมรายการของท่านได้เกือบทั้งหมดจริง ๆ ซึ่งเป็นเหตุผลที่ความหลากหลายของกลุ่มสินค้าเป็นหนึ่งในห้าข้อตรวจสอบข้างต้น